08 set Hot desking: o que é e como pode ser aplicado?

Conheça a nova tendência de hot desking que vem configurando cada vez mais os espaços das empresas

Um dos maiores desafios ao iniciar uma empresa é a escolha do espaço físico. Além de ter que se preocupar com toda a infraestrutura e a manutenção, é preciso também adequar a necessidade aos custos.

Principalmente em um cenário tão incerto, como o atual, em que os riscos do mercado podem levar ao game over logo na primeira fase. Será que esse investimento ainda vale a pena?

Como queremos que nossos parceiros e clientes sempre conquistem todos os troféus e, consequentemente, a platina, a Blocktime está aqui para apresentar essa tendência que pode dar vidas extras a muita gente. Pega o controle, que vamos te passar o detonado (passo-a-passo) completo do que é hot desking.

AFINAL, O QUE É HOT DESKING?

Já pensou em ter uma estação de trabalho flexível? Então, imagine chegar na empresa e poder escolher uma mesa diferente para chamar de sua? E no outro dia: outra! Parece muito estranho para você? Então desapega, porque no ambiente corporativo, essa tem se tornado a mais nova realidade!

Direto ao ponto: hot desking, ou hot desk para alguns, são estações de trabalho livres (estruturas, mesas, salas), que podem ser compartilhadas por pessoas e/ou empresas diversas. Na tradução crua: mesa quente, ou seja, um lugar diferente para trabalhar a cada dia, conforme a necessidade. 

Falta orçamento? Toda essa infraestrutura pode, também, ser oferecida por espaços de coworking, como a Blocktime.  Quer mais deboísmo? Você e/ou sua empresa podem utilizar de todo esse conforto e comodidade, adaptando planos que atendem à sua realidade. Seu espaço, no seu tempo.

COMO APLICAR NA MINHA EMPRESA?

Seja como usuário de hot desking ou como solução para sua empresa, é preciso analisar algumas habilidades necessárias para essa fase, que não é a do chefão, mas que sem preparo, pode não corresponder às expectativas. Será que você ou seu negócio atendem? Então bora pro segundo detonado de hoje!

Atende minha realidade?

Depende. Existem algumas empresas que ainda precisam de requisitos que podem tornar o hot desking mais um problema do que uma solução. Por isso a análise da cultura, da rotina e do perfil da empresa são etapas essenciais.

Por exemplo? Algumas organizações necessitam da presença física dos funcionários, de espaços para arquivo de documentos, de ambientes mais tranquilos, do isolamento de algumas atividades por conta da confidencialidade, etc.

O “easter egg” (segredos escondidos em programas, sites ou jogos) do hot desking é que ele é uma solução flexível. Mesmo que você, como empresa, possua uma grande infraestrutura, poderá adaptar alguns lugares com essa tendência e manter outros conforme sua necessidade.

É isso mesmo, a empresa pode aplicar o hot desking sem precisar buscar espaços externos, basta avaliação e adaptação dos espaços internos de trabalho.  

Fale com a Liga

Já pensou em conversar com o time de funcionários sobre essa grande mudança? É importante alinhar expectativas e entender o que cada um pensa. Sem os personagens, o mestre não conduz o RPG, esqueceu?

E mais, eles podem ser os mais afetados. Por isso, precisam se sentir confortáveis e adaptados a esse novo conceito. Flexibilidade e adaptação a mudanças são processos diferentes para cada um.

TI estruturada

Como sempre, para inovação, é necessária uma infraestrutura de TI evoluída. Para que o avatar hot desking funcione é preciso investir em soluções como: programas, softwares e equipamentos.

Além disso, a prática de home office ou do teletrabalho, necessita da utilização de programas que possibilitem compartilhamento de arquivos, informações, entre outros. Não sabe quais utilizar? Já mencionamos aqui no blog algumas ferramentas que podem te auxiliar.

QUAIS OS BENEFÍCIOS DO HOT DESKING?

São diversas as vantagens da prática de hot desking, ainda mais para o desenvolvimento e produtividade da equipe, mas separamos duas que consideramos mais importantes:

Integrar é preciso

A troca diária de estações de trabalho pode proporcionar maior comunicação, interação e prática de networking. Essa flexibilidade faz com que as pessoas tenham a possibilidade de conhecer profissionais, metodologias e práticas diferentes. 

Ampliar o relacionamento com diversos perfis de colaboradores, áreas de atuação e empresas, estimula o processo criativo, a desenvoltura e a flexibilidade.   

Habilidade do teletransporte

Uma vantagem é a mobilidade de trabalhar em diversos lugares. Aqui na Blocktime Coworking, por exemplo, você pode: dividir a sala com seu time, trabalhar em espaços compartilhados, realizar uma videoconferência ao ar livre ou até tomando um açaí. 

Outro grande benefício é a facilidade para organização de reuniões. Por exemplo: se naquele dia você precisar se reunir com um cliente, basta escolher a estação ao lado! Nesse caso você otimiza o agendamento da sala e o tempo dispendido para chegar até o local. 

E mais, você adequa sua rotina de trabalho: precisa estar mais concentrado? Escolha uma sala mais isolada. Precisa estimular a criatividade? Compartilhe espaços e ideias com mais pessoas!

E aí, o hot desking serve pra você? Seja qual for a resposta, não deixe de contar com a Blocktime Coworking, não só para essa tendência, mas para as soluções e dicas que facilitem a sua vida e/ou da sua empresa.

Diante de tudo que estamos vivendo, foi necessário adaptar nossos espaços para o retorno da nossa “nova realidade”. A Block tomou medidas preventivas e seguimos todos os protocolos exigidos!

Para que continuemos atendendo com a maior comodidade e segurança, o ideal é que os espaços sejam reservados com antecedência! Agende antes de chegar ao escritório e ajude a Block a cuidar de quem mais importa: você!

João Marcos Guirau

Graduado em Arquitetura e Urbanismo pelo SENAC SP, é fundador da Blocktime Coworking e sócio do grupo Blocktime, referência em operação e otimização de escritórios. Entusiasta da economia compartilhada, participa ativamente de grupos relacionados ao tema e adquiriu conhecimento e expertise em arquitetura e design para coworkings, sendo responsável pela gestão operacional dos espaços. Atua, desde 2015 como organizador do Encontro Coworking Brasil e apoiador de muitas das iniciativas relacionadas a este universo, está sempre buscando mais conhecimento sobre novas formas de trabalho, participando frequentemente de conferências internacionais sobre o tema.